Stany sprawy można porównać do pokoi połączonych drzwiami. Przejście z jednego stanu do kolejnego oznacza przejście do następnego etapu pracy nad sprawą. Wyróżniamy kilka typów stanów:
Stan inicjalny
To pierwszy „pokój”, w którym rozpoczyna się każda nowa sprawa danego typu.
Na tym etapie wykonujesz pierwsze czynności, które uruchamiają cały proces.
Stany przejściowe
Są to kolejne „pokoje”, w których realizowane są właściwe działania: uzupełnianie danych, weryfikacja informacji czy podejmowanie decyzji.
Ze stanów przejściowych zawsze można przejść dalej, do kolejnego etapu procesu.
Stany końcowe
To ostatnie „pokoje”, do których trafia sprawa po zakończeniu wszystkich działań.
Zazwyczaj podsumowują proces i przygotowują dokumenty do finalnego pakietu.
Stanów końcowych może być kilka – różne zakończenia zależnie od typu sprawy.
Z uwagi na sposób działania stanów:
•stan inicjalny nie ma poprzednika,
•stany końcowe nie prowadzą do kolejnych etapów,
•pozostałe stany umożliwiają zarówno wejście, jak i wyjście do innych stanów.
Przykłady Stanów
Dla sprawy typu Wniosek o wydanie dokumentacji pracownika pierwszym stanem (inicjalnym) jest Utworzono. Na tym etapie sprawa wygląda następująco:
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól, dodaniu odpowiednich dokumentów oraz złożeniu niezbędnych podpisów, aktywuje się przycisk Utwórz widoczny w górnej części ekranu. Można to porównać do przekręcenia klucza w zamku – dopiero wtedy możliwe jest przejście dalej.
Kliknięcie przycisku Utwórz powoduje przejście do kolejnego stanu, w którym generowane są właściwe dokumenty. Stan ten nosi nazwę W trakcie podpisu pracownika.
W tym stanie należy wgrać wygenerowany dokument oraz złożyć na nim podpis faksymilą. Dokument możesz najpierw pobrać z menu, które rozwinie się po kliknięciu ikony trzech kropek (1), a następnie dodać go ponownie za pomocą przycisku Dodaj plik.
Po wgraniu dokumentu i uzupełnieniu wymaganych danych w polu powyżej, aktywuje się przycisk Prześlij (1), który umożliwia przejście do kolejnego etapu.
Po wykonaniu tych czynności sprawa przechodzi do stanu Przegląd. Na tym etapie pracownik HR może zweryfikować wniosek oraz – w razie potrzeby – dodać dodatkowe dokumenty.
Jeśli wszystko jest poprawne, możesz wybrać Prześlij do akceptacji pracownika.
Sprawa przejdzie wówczas do stanu Akceptacja pracownika.
Pracownik może zaakceptować sprawę lub odesłać ją do korekty.
W przypadku akceptacji ekran zostanie zaktualizowany, a sprawa przejdzie do stanu Zaakceptowano.
W tym momencie należy załadować dokumenty do systemu eTeczka. Sprawa przejdzie do stanu Ładowanie do teczki, w którym dokumenty zostaną przygotowane, a pracownik HR będzie mógł potwierdzić ich załadowanie.
Po zatwierdzeniu operacji stan zmieni się na Dokumenty załadowane. Na górze ekranu nie będą już dostępne żadne akcje, a sprawa zostanie zakończona.
