Widżet Sprawy – działanie oraz opcje widżetu
Masowe podpisywanie dokumentów spraw
Typy spraw definiują różne rodzaje procesów biznesowych HR / kadrowych / płacowych / innych w ramach spraw prowadzonych w systemie np.
•Onboarding / zatrudnienie
•Aneksy do umów
•Oświadczenia pracownika/współpracownika
•Umowy poufności itp.
Konfiguracja typów spraw jest opisana w części administracyjnej: Typy spraw.
1.Struktura i porządek: Typy spraw pozwalają na jasną organizację różnych procesów operacyjnych.
2.Personalizacja i bezpieczeństwo obiegu: W każdej sprawie można przypisać właściwe dokumenty, ich szablony, a także określić, kto i jakie ma uprawnienia — co gwarantuje, że procedura przebiega zgodnie z polityką firmy.
3.Efektywna automatyzacja procesów HR: Dla różnych typów spraw można definiować indywidualne formularze, ścieżki zatwierdzania, typy dokumentów, podpisy, powiadomienia i warunki – co zwiększa efektywność pracy.
System eTeczka wspiera różne rodzaje podpisów, co umożliwia:
•Bezpośrednie podpisywanie dokumentów w sprawie — bez potrzeby eksportu, wydruku i skanowania.
•Obsługę różnych metod podpisu — można korzystać z wbudowanego podpisu KIR, faksymile czy zewnętrznego np. Signius.eu.
•Zwiększoną wiarygodność i zgodność prawną — ponieważ podpisy elektroniczne kwalifikowane mają pełną moc prawną.
Generator dokumentów w eTeczka pozwala:
•Tworzyć dokumenty na podstawie szablonów Word, w których wykorzystuje się pola sprawy (np. imię pracownika, stanowisko, daty itd.).
•Wygenerować dokumenty masowo dzięki funkcji korespondencji seryjnej — co znacząco oszczędza czas.
•Szablony są łatwe w użyciu, a system sam wstawia dane ze sprawy, tworząc spersonalizowane dokumenty gotowe do wysyłki lub podpisania.
Poniżej opisane są trzy przykłady procesów biznesowych jakie mogą zostać zdefiniowane w eTeczce jako typy spraw wraz z ich kluczowymi elementami.
Cel: Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji i kompletacja dokumentacji.
Elementy konfiguracji typu sprawy:
•Pola sprawy: imię i nazwisko, stanowisko, data rozpoczęcia, dział, przełożony.
•Formularze: kwestionariusz osobowy, dane do umowy, lista wymaganych szkoleń (BHP, RODO).
•Przejścia (workflow):
•Nowy wniosek > Dokumenty przygotowane > Podpisanie umowy > Pracownik zatrudniony > Zarchiwizowane w eTeczce,
•Dodatkowy stan Anulowano (tam, gdzie jest to niezbędne wg potrzeb biznesowych).
•Typy dokumentów: umowa o pracę, zgoda RODO, szkolenie BHP, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem.
•Podpisy: kwalifikowany KIR / Signius dla umowy, faksymile dla pozostałych formularzy HR.
•Powiadomienia: do HR, przełożonego, IT (sprzęt i uprawnienia), BHP.
Cel: Zmiana warunków zatrudnienia (np. wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru etatu).
Elementy konfiguracji typu sprawy:
•Pola sprawy: pracownik, numer umowy, zakres zmiany (wynagrodzenie, etat, stanowisko), data wejścia w życie.
•Formularze: wniosek o zmianę warunków zatrudnienia.
•Przejścia (workflow):
•Projekt aneksu > Akceptacja przełożonego > Podpisanie > Zaakceptowano > Zarchiwizowane w eTeczce,
•Dodatkowy stan Anulowano (tam, gdzie jest to niezbędne wg potrzeb biznesowych).
•Typy dokumentów: aneks do umowy, notatka służbowa, uzasadnienie zmiany.
•Podpisy: kwalifikowany podpis elektroniczny (KIR lub Signius) dla pracownika i pracodawcy.
•Powiadomienia: do działu HR i księgowości (zmiany w systemie kadrowo-płacowym i księgowym).
Cel: Zebranie wymaganych oświadczeń w różnych procesach (np. RODO, zakaz konkurencji, korzystanie z narzędzi firmowych).
Elementy konfiguracji typu sprawy:
•Pola sprawy: pracownik/współpracownik, rodzaj oświadczenia, data obowiązywania.
•Formularze: prosty formularz wyboru/uzupełnienia danych (np. checkbox „Zapoznałem się z regulaminem”).
•Przejścia (workflow):
•Do podpisu > Podpisane > Zarchiwizowane w eTeczce,
•Dodatkowy stan Anulowano (tam, gdzie jest to niezbędne wg potrzeb biznesowych).
•Typy dokumentów: oświadczenie o RODO, oświadczenie o braku konfliktu interesów, oświadczenie o powierzeniu sprzętu.
•Podpisy:
•faksymile lub podpis własnoręczny w PDF,
•alternatywnie zewnętrzny Signius dla większej wiarygodności.
•Powiadomienia: przypomnienia mailowe dla pracownika o konieczności podpisania.