Moduł raportowania w systemie eTeczka umożliwia generowanie różnorodnych raportów dotyczących dokumentacji pracowniczej, struktury organizacyjnej oraz danych personalnych pracowników.
Dane z raportów mogą być wykorzystywane w narzędziach BI, Excel lub integrowane z systemami zewnętrznymi w procesach analitycznych i kontrolnych.
Jak działają raporty w eFOB?
Typy generowania
Typ raportu |
Charakterystyka |
Eksport |
Generowany na żądanie |
Tworzony w momencie uruchomienia |
XLSX |
Generowany w tle |
Automatycznie 1× dziennie |
XLSX (Pobierz / Generuj ponownie) |
Filtrowanie raportów (lista)
Raporty można wyszukiwać i filtrować wg:
•typu generowania (na żądanie / w tle)
•obszaru danych (bezpieczeństwo / dane pracowników / dokumenty / zatrudnienie)
•nazwy raportu (górne pole wyszukiwania)
Wydajność raportów
Przy dużej liczbie pracowników i dokumentów zaleca się stosowanie filtrów (daty, stanowiska), aby ograniczyć liczbę rekordów i przyspieszyć generowanie raportu.
Jak czytać raporty – ważne informacje
Każdy raport w eFOB:
•posiada zdefiniowany zestaw kolumn
•jest eksportowany do formatu Excel (XLSX)
•umożliwia filtrowanie danych wewnątrz raportu
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie) – domyślnie „Tak”
•Zakres dat – filtruje rekordy wg wartości daty w danej kolumnie
•zawiera dane aktualne na moment generacji (w trybie Na żądanie)
•posiada przeważnie kolumny ID Zewnętrzne 1/2 (Pracownika), które mogą być wykorzystywane do integracji z systemami zewnętrznymi
Szczegółowa specyfikacja kolumn znajduje się przy opisie każdego raportu.
Raporty mogą zawierać dane osobowe i wrażliwe. Raporty prezentują dane pełne w ramach danego obszaru, niezależnie od widoków ograniczonych w innych modułach aplikacji. Dostęp do raportów jest uzależniony od posiadanych uprawnień użytkownika na poziomie administracyjnym.
Najczęściej używane raporty
•Dane pracowników: Raport danych korespondencyjnych (bieżąca weryfikacja danych kontaktowych pracowników oraz przygotowanie list adresowych i komunikacyjnych).
•Dokumenty: Raport braku dokumentów (bieżąca kontrola kompletności dokumentów i przygotowanie do audytów).
•Dokumenty: Raport przeterminowanych dokumentów (monitorowanie dokumentów wymagających odnowienia oraz ograniczenie ryzyka niezgodności formalnych).
•Bezpieczeństwo: Raport audytu zmian uprawnień (kontrola zmian dostępu do danych i modułów systemu na potrzeby audytu, bezpieczeństwa i zgodności z ISO 27001).
Obszar: Bezpieczeństwo
Raport audytu zmian uprawnień użytkowników
•Cel: Audyt zmian dostępu do danych i modułów systemu (ISO 27001, kontrola wewnętrzna, audyt IT).
•Opis: Raport zawierający informacje o wszystkich zmianach grup dostępu do danych i modułów dla każdego z użytkowników, włączając w to użytkowników usuniętych i dodanych w danym przedziale czasu.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Data zmiany (Od)
•Data zmiany (Do)
•Kolumny raportu:
•changed_at
•changed_by
•changed_user
•action
•group_name
Obszar: Dane pracowników
Raport danych korespondencyjnych
•Cel: Umożliwia szybki wgląd i weryfikację aktualnych danych adresowych oraz kontaktowych pracowników.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Stanowisko
•Początek zatrudnienia (Od)
•Początek zatrudnienia (Do)
•Koniec zatrudnienia (Od)
•Koniec zatrudnienia (Do)
•Miasto
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie) – domyślnie Tak
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•Kraj
•Kod pocztowy
•Miasto
•Ulica
•Numer domu
•Numer posesji
•Numer telefonu prywatnego
•Numer telefonu służbowego
•Osobisty adres e-mail
Raport pracowników ze stopniem niepełnosprawności
•Cel: Umożliwia identyfikację pracowników posiadających orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•Projekt
•Stopień niepełnosprawności
Raport struktury organizacyjnej
•Cel: Przedstawia aktualną strukturę organizacyjną firmy wraz z przypisaniem pracowników do stanowisk.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Stanowisko
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
Raport trybu pracy
•Cel: Umożliwia analizę trybów pracy pracowników, takich jak praca zdalna, hybrydowa lub stacjonarna.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•Projekt
•Tryb pracy
Raport wynagrodzeń
•Cel: Zapewnia zestawienie informacji o wynagrodzeniach pracowników w powiązaniu z zajmowanymi stanowiskami.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•Projekt
•Wynagrodzenie
Obszar: Dokumenty
Raport braku dokumentów
•Cel: Umożliwia identyfikację brakujących dokumentów w ramach zdefiniowanych kompletów dokumentów dla stanowisk.
•Typ generowania: Na żądanie ORAZ Automatycznie generowany raz na dzień.
•Filtry:
•Pracownik
•Stanowisko
•Typ dokumentu
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Data na dokumencie (Od)
•Data na dokumencie (Do)
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•eTeczka
•ID brakującego typu dokumentu
•Nazwa brakującego typu dokumentu
Raport przeterminowanych dokumentów
•Cel: Umożliwia wykrycie dokumentów, których termin ważności został przekroczony.
•Typ generowania: Na żądanie ORAZ Automatycznie generowany raz na dzień.
•Filtry:
•Stanowisko
•Typ dokumentu
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Data na dokumencie (Od)
•Data na dokumencie (Do)
•Data przedawnienia
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•eTeczka
•ID Typu dokumentu
•Nazwa typu dokumentu
•ID Dokumentu
•Nazwa dokumentu
•Data ważności dokumentu
Raport zawartości eTeczek
•Cel: Przedstawia pełną zawartość eTeczek pracowników wraz z ich strukturą folderów oraz typami dokumentów.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Stanowisko
•Początek zatrudnienia (Od)
•Początek zatrudnienia (Do)
•Koniec zatrudnienia (Od)
•Koniec zatrudnienia (Do)
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•eTeczka
•Nazwa folderu
•ID Typu dokumentu
•Nazwa typu dokumentu
•ID dokumentu
•Nazwa dokumentu
•Data na dokumencie Data ważności
Obszar: Zatrudnienia
Raport zatrudnień
•Cel: Zapewnia wgląd w dane dotyczące zatrudnień pracowników, w tym projekty oraz daty rozpoczęcia zatrudnienia.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Stanowisko
•Początek zatrudnienia (Od)
•Początek zatrudnienia (Do)
•Koniec zatrudnienia (Od)
•Koniec zatrudnienia (Do)
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•Projekt
•Data rozpoczęcia
•Data zakończenia
Raport zbliżającego się końca zatrudnienia
•Cel: Umożliwia wczesną identyfikację pracowników, których okres zatrudnienia wkrótce się zakończy.
•Typ generowania: Na żądanie.
•Filtry:
•Stanowisko
•Aktywni pracownicy (Tak/Nie)
•Kolumny raportu:
•Stanowisko
•ID Pracownika
•ID Zewnętrzne 1
•ID Zewnętrzne 2
•Imię
•Nazwisko
•Pesel
•Projekt
•Data rozpoczęcia
•Data zakończenia
Potrzebujesz więcej raportów?
Moduł raportowania w eTeczka został zaprojektowany tak, aby dostarczać czytelnych i użytecznych analiz wspierających codzienną pracę HR, kontrolę dokumentacji oraz decyzje organizacyjne. Gotowe raporty pozwalają szybko identyfikować braki, ryzyka i kluczowe informacje w danych pracowniczych oraz dokumentach kadrowych.
Jeśli potrzebujesz raportów dopasowanych do specyfiki Twojej organizacji, procesów lub wymagań audytowych – możemy je przygotować na zamówienie. Możliwe jest tworzenie raportów łączących dane z wielu obszarów (np. pracownicy + dokumenty + zatrudnienia).