Do czego służy masowe dodawanie spraw?
Funkcja masowego dodawania spraw umożliwia szybkie utworzenie wielu spraw jednocześnie – bez konieczności dodawania ich pojedynczo.
To idealne rozwiązanie, gdy:
•chcesz zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę ręcznych operacji.
•obsługujesz większą liczbę kandydatów lub pracowników,
•realizujesz powtarzalny proces (np. onboarding, badania lekarskie, szkolenia),
Jak uruchomić masowe dodawanie spraw?
1.Przejdź do modułu Sprawy.
2.Kliknij przycisk Dodaj wiele spraw.
Konfiguracja masowego dodawania spraw
Po wybraniu tej opcji zostaniesz przeniesiony do kolejnego ekranu.
Sprawy będą tworzone na podstawie pliku Excel, dlatego w pierwszym kroku możesz:
1.Zaznaczyć, czy pominąć wiersz nagłówków (1),
2.Wybrać format daty, jeśli występuje w danych (2),
3.Wskazać przed wczytaniem Excel obowiązkowy typ sprawy (3), który ma zostać utworzony.
4.Określić sposób identyfikacji pracowników w systemie (4):
•(eFOB) ID,
•Zewnętrzne ID 1 lub 2,
•PESEL,
•Numer dokumentu tożsamości,
•PESEL i numer dokumentu tożsamości (w przypadku braku pierwszego).
Po ustawieniu parametru typu sprawy dodatkowo możesz kliknąć przycisk służący do pobrania pliku Excel – szablonu (5). Wygenerowany wzór ułatwi poprawne przygotowanie danych do importu i znacznie przyspieszy proces tworzenia pliku importu spraw.
Przygotowanie szablonu Excel
Aby pobrać szablon pliku Excel, na ekranie masowego tworzenia spraw należy najpierw wybrać typ sprawy, który chcemy utworzyć. Po jego wskazaniu, obok informacji o przygotowaniu danych zgodnie z szablonem pojawi się ikona pobierania – w miejscu oznaczonym na powyższym obrazie numerem 5.
Masowe tworzenie spraw umożliwia wcześniejsze uzupełnienie danych w formularzu inicjalnym, dlatego pobrany plik Excel zawiera już kolumny odpowiadające polom formularza.
Przykładowo dla typu sprawy Wniosek o zmianę rachunku bankowego szablon będzie wyglądał następująco:
Ponieważ na poprzednim ekranie wybrano ID jako sposób identyfikacji pracowników, pierwsza kolumna w pliku została oznaczona właśnie jako ID. Pozostałe kolumny odpowiadają nazwom pól dostępnych w formularzu tworzenia sprawy.
Każdy kolejny wiersz w szablonie odpowiada jednej nowo tworzonej sprawie. Zgodnie z informacją widoczną na ekranie dodawania spraw, plik:
•nie może zawierać więcej niż 3000 rekordów,
•nie może przekraczać 10 MB.
Poniżej przedstawiono przykładowo przygotowany plik Excel do masowego tworzenia spraw dla siedmiu pracowników:
Przesłanie danych z pliku Excel
Gdy szablon pliku Excel jest już uzupełniony i zapisany, możesz wgrać go do systemu.
Pamiętaj, że plik musi być zamknięty – system eFOB nie przyjmie otwartych plików Excel.
Kliknij Wczytaj, a następnie wskaż przygotowany plik na swoim komputerze. Po jego wybraniu system eFOB natychmiast rozpocznie przetwarzanie danych.
Jeśli nazwy kolumn w pliku Excel odpowiadają nazwom pól w formularzu tworzenia sprawy, system automatycznie dopasuje dane i rozpocznie wiązanie pól z zawartością pliku.
Jeśli wszystkie kolumny zostały poprawnie dopasowane do pól, system wyświetli odpowiednie mapowanie. Mimo to warto je dokładnie sprawdzić. Jeżeli któraś kolumna została przypisana nieprawidłowo, możesz łatwo wskazać właściwe pole, wybierając je z listy rozwijanej.
Po prawej stronie ekranu wyświetlane są przykładowe dane z pliku Excel, które pomagają dodatkowo zweryfikować poprawność przypisania kolumn do pól.
Gdy wszystkie dane są już poprawnie powiązane, kliknij Kontynuuj. Zostaniesz przeniesiony do kolejnego ekranu, na którym system przeprowadzi walidację danych – sprawdzi m.in., czy:
•w polach dat znajdują się poprawne wartości,
•pola liczbowe nie zawierają tekstu,
•wymagane pola zostały uzupełnione.
Na dole strony pojawi się podsumowanie walidacji:
•liczba spraw z poprawnymi danymi (4),
•liczba spraw zawierających błędy (5).
Każdy wiersz otrzyma określony status (1). W przypadku wykrycia błędów, szczegółowe informacje pojawią się w kolumnie Komentarz importu (2). Dodatkowo możesz usunąć wybrane rekordy przed kontynuacją procesu, korzystając z ikony kosza w kolumnie Akcja (3).
Po zakończeniu weryfikacji importu kliknij Utwórz sprawy. System rozpocznie proces tworzenia nowych spraw, a na ekranie wyświetli się okno informacyjne potwierdzające rozpoczęcie operacji.
Klikając zielony przycisk, możesz przejść bezpośrednio do zlecenia (Uwaga: wymagane jest posiadanie odpowiednich uprawnień!). Tworzenie spraw przebiega zazwyczaj bardzo szybko, a po jego zakończeniu w podsumowaniu importu dostępna będzie możliwość pobrania pliku Excel z wynikami procesu.
