Podstawy prawne
Funkcjonalności eksportu i importu eTeczki pracownika w Symfonia eTeczka są zgodne z :
1."Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej" wraz z późniejszymi zmianami – w szczególności nowelizacjami z 9 maja 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 879) oraz z dnia 14 marca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 335).
2."Specyfikacją techniczną, o której mowa w § 13 ust. 4 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej" wraz ze zmianami z 2023-07-31 (plik specyfikacji XSD: aktaPracownicze(10).xsd).
3.Metodą kompresji do archiwum pliku ZIP, przeznaczoną do przekazania uporządkowanego zbioru dokumentów:
•Format ZIP jest jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669).
•Powyższe przepisy prowadzą do jednolitego tekstu "Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (Dz.U. 2024 poz. 773)", w których format ZIP jest wymieniony jako format stosowany do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych.
Struktura archiwum
1.Archiwum eTeczki jest kompresowane do archiwum ZIP.
2.Archiwum posiada następującą przykładową strukturę folderów:
•folder główny (o nazwie Nazwisko_Imię_IdentyfikatorDokumentacji);
•podfolder główny (1. Akta osobowe lub 2. Stosunek pracy);
•dalsze podfoldery zgodne z obowiązującym układem eTeczki (np. A. Przed zatrudnieniem, D. Kary).
Każdy plik dokumentu (np. Świadectwo pracy.pdf) posiada odpowiadający plik XML metadanych (np. Świadectwo pracy.xml).
Struktura WieloTeczki
1.Archiwum WieloTeczki jest kompresowane do archiwum ZIP.
2.Archiwum posiada następującą przykładową strukturę folderów:
•dwa foldery główne, które posiadają taką samą, dalszą strukturę (o nazwie Nazwisko_Imię_IdentyfikatorDokumentacji oraz odpowiednik [Zatrudnienie do 2000]);
•podfolder główny (1. Akta osobowe );
•dalsze podfoldery zgodne z obowiązującym układem (np. A. Przed zatrudnieniem, D. Zatrudnienie).
Każdy plik dokumentu znajdujący się w podfolderach (np. Skierowanie na badanie wstepne.pdf) posiada odpowiadający plik XML metadanych:
Metadane plików
Zgodnie z rozporządzeniem do każdego pliku dołączany jest plik XML z metadanymi:
•identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
•identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
•rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
•data powstania dokumentu – jest to pole “Data na dokumencie“;
•data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
•numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
•imię i nazwisko pracownika;
•nazwa pracodawcy;
•data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
W przypadku obsługi wielofirmowości (patrz Konfiguracja Pracodawcy) i eksportu dokumentu przypisanego do wielu pracodawców ich nazwy będą oddzielone znakiem “|”.
Opcje eksportu
Okno Eksport dokumentów eTeczki umożliwia przygotowanie paczki dokumentów do pobrania, zgodnie z wybranymi kryteriami. Użytkownik może określić zakres danych, które mają zostać uwzględnione w eksporcie, a także sposób ich filtrowania.
1. Wybierz dane do eksportu
W tej sekcji określa się zakres dokumentów, które mają zostać uwzględnione w eksporcie:
•Pełna dokumentacja
Eksportuje wszystkie dokumenty znajdujące się w eTeczce.
•Wybrane foldery
Pozwala wskazać konkretne foldery eTeczki, które mają być ujęte w eksporcie.
•Wybrane typy dokumentów
Umożliwia eksport tylko określonych typów dokumentów (np. umowa o pracę, aneks do umowy itp., badania lekarskie).
•Tylko zaznaczone dokumenty (np. 10)
Powoduje eksport wyłącznie dokumentów uprzednio zaznaczonych na liście.
2. Komunikat ostrzegawczy o ograniczeniach eksportu
W przypadku stwierdzenia ograniczeń uniemożliwiających uwzględnienie części dokumentów w eksporcie, w tym obszarze wyświetlana jest informacja o liczbie dokumentów, które zostaną faktycznie wyeksportowane, wraz z opisem przyczyny pominięcia pozostałych pozycji.
3. Pracownicy
W tej sekcji definiuje się, których pracowników ma dotyczyć eksport:
•Wybrani pracownicy
Uwzględnia dokumenty wyłącznie pracowników wskazanych na liście.
•Wszyscy pracownicy
Obejmuje dokumenty wszystkich pracowników organizacji.
4. Opcje dodatkowe – “Eksportuj tylko dane do Excel (bez dokumentów)”
Powoduje wygenerowanie zestawienia metadanych dokumentów w formacie Excel, bez dołączania plików źródłowych.
Opcja przydatna w sytuacjach wymagających szybkiego przygotowania listy wybranych dokumentów z eTeczki lub podczas weryfikacji konfiguracji systemu (np. przypisanych typów dokumentów) przed wykonaniem pełnego eksportu z metadanymi.
5. Opcje dodatkowe – Eksportuj również dokumenty bez metadanych
Powoduje uwzględnienie w eksporcie dokumentów, które nie posiadają uzupełnionych pól wymaganych według obowiązujących przepisów dotyczących metadanych (np. dokumentów z typem niezgodnym z konfiguracją eTeczki) lub znajdują się w folderach niewchodzących w zakres formalnej struktury eTeczki określonej w rozporządzeniu (np. umów cywilnoprawnych czy dokumentów B2B).
W takim przypadku dokumenty zostaną wyeksportowane wraz ze strukturą folderów, natomiast nie zostanie dla nich wygenerowany plik XML z metadanymi.
6. Eksport danych
Po uruchomieniu procesu eksportu wyświetlane jest podsumowanie informujące o rozpoczęciu zapisu dokumentów. W oknie prezentowany jest link do utworzonego zlecenia, w którym – dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia – dostępne będzie pobranie wygenerowanego archiwum lub pliku Excel z listą dokumentów.
Proces eksportu może potrwać od kilku minut do kilku godzin, w zależności od liczby oraz rozmiaru dokumentów.
