Generator w module Dokumenty umożliwia generowanie dokumentów w dwóch trybach:
•generowanie pustych dokumentów – bez daty i danych pracownika
•generowanie dokumentów dla listy pracowników podanej w dołączonym pliku Excel
Aby przejść do generatora dokumentów, należy w module Dokumenty rozwinąć menu Nowy i wybrać opcję Generuj dokumenty.
Konfiguracja listy dokumentów do wygenerowania
W ekranie generatora mamy możliwość skonfigurowania listy dokumentów do wygenerowania. W tym celu należy wybrać Typ dokumentu oraz Wersję szablonu, a następnie kliknąć Dodaj.
Generowanie dokumentów dla pracowników z pliku Excel
Istnieje możliwość wygenerowania dokumentów dla konkretnych pracowników, z dodatkowymi danymi (jeżeli szablon typu dokumentu posiada odpowiednie pola). W tym celu należy dołączyć odpowiednio przygotowany plik Excel.
Plik musi spełniać następujące wymagania:
•maksymalna wielkość pliku 2B,
•maksymalna liczba wierszy 16 000,
•maksymalna liczba kolumn 256,
•pierwszy wiersz pliku musi zawierać nazwy kolumn (nagłówki) spójne z polami w szablonie dokumentu, które chcemy uzupełnić,
•plik musi zawierać kolumnę służącą identyfikacji pracownika.
Aby wgrać plik należy na ekranie wybrać opcję Dodaj dane z Excel.
Po wgraniu pliku wyświetlone zostaną możliwe do wykonania na nim akcje:
•Podgląd danych z Excel – otwiera okno z podglądem nagłówków i przykładowych danych pliku.
•Zmiana pliku Excel – umożliwia wgranie nowego pliku.
•Usunięcie pliku Excel.
Aby dane zostały poprawnie zidentyfikowane, należy ustawić wartości poniższych pól:
•Unikalny identyfikator – wskazuje pole, po jakim wiersze z Excela będą wyszukiwani i weryfikowani pracownicy istniejący w systemie.
•Pole ID z Excel – wskazuje kolumnę w pliku, która zawiera pole identyfikacyjne wskazane w polu Unikalny Identyfikator. Kolumna ta musi być niepusta dla wszystkich wierszy.
Weryfikacja danych z pliku
Po zakończeniu konfigurowania listy dokumentów należy kliknąć przycisk Generuj.
Jeżeli został dołączony plik Excel, przed rozpoczęciem generowania zostanie uruchomiona weryfikacja zawartych w nim danych.
Jeśli dla żadnego z wierszy pliku nie zostanie zidentyfikowany pracownik w systemie eFOB, zostanie wyświetlony błąd, zaś generacja dokumentów nie będzie uruchomiona.
Jeśli dla niektórych z wierszy nie zostanie odnaleziony pracownik, wówczas użytkownik zostanie o tym poinformowany. Będzie mógł pobrać plik z błędnymi wierszami oraz zdecydować, czy chce wygenerować dokumenty dla poprawnych rekordów.
Jeśli wszystkie wiersze pliku pomyślnie przejdą weryfikację automatycznie zostanie uruchomiana generacja dokumentów.
Generowanie dokumentów
Po rozpoczęciu procesu generowania dokumentów na ekranie zostanie wyświetlona informacja o postępie. Po zakończeniu generowania pliki mogą zostać pobrane pojedynczo jako PDF lub zbiorczo jako PDF lub ZIP.
Do generowanych dokumentów automatycznie dodawane są kody 3D, które zawierają informacje o typie dokumentu oraz przypisanym pracowniku (w przypadku generowania dokumentów dla rekordów z pliku Excel). Pozwala to na łatwą identyfikację dokumentu po jego zeskanowaniu i powrocie do eTeczki. Są też skonstruowane tak, by były odporne na skanowanie w gorszych warunkach niż typowe skanery np. urządzeniami mobilnymi.
Zestawy dokumentów
Listę wybranych dokumentów można zapisać jako reużywalny zestaw dokumentów. W tym celu należy kliknąć przycisk Zapisz jako zestaw, nadać nazwę i określić widoczność zestawu (tylko dla mnie/dla wszystkich). Przy kolejnym generowaniu nie będzie konieczne dodawanie kolejnych dokumentów – wystarczy wybrać z listy odpowiedni zestaw.
Po dokonaniu zmian w istniejącym zestawie użytkownik ma do wyboru opcje Zapisz i Zapisz jako. Zestawy można również edytować (modyfikować nazwę i widoczność) oraz usuwać.
