Zarządzanie folderami i typami dokumentów dostępne jest w sekcji Administracja. Z tego poziomu użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą dodawać, usuwać oraz zarządzać ustawieniami folderów i typów dokumentów.
Z lewej strony okna Słowników znajdują się filtry dostępnych Słowników:
•Foldery
•Klienci
•Projekty
Ustawienia folderów globalnych
Ustawienia folderów dostępne są w sekcji Administracja > Słowniki.
Po wybraniu opcji Foldery i statusu Wszystkie wyświetlona zostanie lista utworzonych folderów.
Edycja opcji folderu
W oknie edycji folderu widoczne są wszystkie dane:
1. Dane podstawowe
•Status
•Nazwa – pole wymagane z opcją ustawień językowych
•Folder nadrzędny
•Kod systemowy
•Kod folderu
•Rodzaj dokumentacji w eksporcie eTeczki
•Czy domyślny
•Czy systemowy
•Czy można przenieść
•Czy można tworzyć podfoldery
•Nazewnictwo podfolderów
•Czy można tworzyć dokumenty
•Numeracja dokumentów
2. Retencja dokumentów w folderze
•Wyliczanie według daty – pole wyboru z opcjami:
oBrak retencji
oUtworzenia dokumentu
oWg prawa PL
oWg prawa PL (proste)
Przy wyborze opcji Brak retencji, pozostałe pola sekcji zostaną automatycznie dezaktywowane.
•Zaokrąglenie daty – pole wyboru z opcjami:
oBrak – licząc od daty włącznie
oLicząc od dnia początku kolejnego roku
•Okres przechowywania
•Termin na usunięcie – czas na usunięcie po upływie okresu przechowywania
Foldery specyficzne dla pracownika
Dodanie folderu specyficznego jest możliwe z poziomu eTeczki wybranego pracownika. Aby przejść do eTeczki pracownika w oknie dokumentów należy wyszukać wybranego pracownika (korzystając z wyszukiwarki na górnym pasku aplikacji).
System automatycznie przeniesie nas do widoku teczki wskazanego pracownika.
Aby dodać folder dla pracownika należy w bocznym menu zaznaczyć folder z uprawnieniami do tworzenia podfolderów specyficznych.
Po wybraniu właściwego folderu aktywuje się opcja Nowy folder dostępna pod przyciskiem Nowy.
Ustawienia typów dokumentów
Aby przejść do listy typów dokumentów należy wybrać sekcję Administracja > Typy dokumentów.
Jeśli w oknie listy typów dokumentu nie ma dodanych typów można je dodać z biblioteki lub ręcznie.
Dodawanie typów dokumentów opisane jest temacie Typy dokumentów.
W oknie edycji typu dokumentu widoczne są dane:
Szczegóły typu dokumentu
•Status
•Nazwa
•Kod typu (eksport)
•Wzorzec typu – pole systemowe określające jaki był domyślny typ dokumenty
•Domyślny folder
Szczegóły szablonu
•Dodaj szablon – pole do dodania szablonu typu dla generatora dokumentów
Retencja dokumentów
•Wyliczanie według daty – pole wyboru z opcjami:
oBrak retencji
oUtworzenia dokumentu
oWg prawa PL
oWg prawa PL (proste)
Przy wyborze opcji Brak retencji, pozostałe pola sekcji zostaną automatycznie dezaktywowane.
•Zaokrąglenie daty – pole wyboru z opcjami:
oBrak – licząc od daty włącznie
oLicząc od dnia początku kolejnego roku
•Okres przechowywania
•Termin na usunięcie – czas na usunięcie po upływie okresu przechowywania
Więcej informacji - Retencja Dokumentów i Podstawy Prawne >>.
